เลิกค้นแฟ้มกระดาษในคลินิก: เวชระเบียน OPD และคลังยาตามวันหมดอายุด้วย BookQ

คลินิกหลายแห่งจัดการคิวได้ดีขึ้นแล้ว แต่พอผู้ป่วยเข้าห้องตรวจ งานก็กลับไปอยู่บนกระดาษเหมือนเดิม พนักงานต้องวิ่งหาแฟ้มประวัติ แพทย์ต้องพลิกหาว่าผู้ป่วยแพ้ยาอะไร และสิ้นเดือนต้องมานั่งนับยาในตู้ว่าล็อตไหนใกล้หมดอายุ บทความนี้จะพาดูว่าเวชระเบียน OPD และคลังยาใน BookQ แผนโปร ช่วยลดงานเหล่านี้ได้อย่างไร โดยอ้างเฉพาะฟีเจอร์ที่ยืนยันแล้ว

ปัญหาของแฟ้มประวัติและสต็อกยาแบบกระดาษ

• หาแฟ้มไม่เจอ ผู้ป่วยเก่ามาตรวจซ้ำ แต่แฟ้มอยู่ผิดชั้นหรือถูกยืมไปห้องอื่น
• ข้อมูลแพ้ยาซ่อนอยู่หน้ากลาง ๆ ถ้าไม่มีใครเปิดดู ก็เสี่ยงจ่ายยาที่ผู้ป่วยแพ้
• บันทึกการตรวจแก้ย้อนหลังได้ง่าย ไม่รู้ว่าข้อความไหนเขียนตอนตรวจจริง ข้อความไหนเติมทีหลัง
• สต็อกยาไม่ตรงกับตู้จริง จ่ายยาไปแล้วลืมตัดยอด หรือใช้ล็อตใหม่ก่อนล็อตเก่าจนยาเก่าหมดอายุคาตู้

ปัญหาทั้งหมดนี้เกิดจากข้อมูลผู้ป่วย การตรวจ และยา อยู่แยกกันคนละที่

BookQ แผนโปรมีอะไรเพิ่มจากแผนธรรมดา

BookQ คือระบบจองคิวและเวชระเบียนผู้ป่วยนอก (OPD) สำหรับคลินิก พัฒนาโดย GearGaoPro มี 2 แผนรายเดือน ไม่มีแผนรายปี

ถ้าคลินิกของคุณต้องการแค่จัดคิว แผนธรรมดาก็เพียงพอ แต่ถ้าอยากเลิกแฟ้มกระดาษและคุมสต็อกยาในระบบเดียวกับคิว แผนโปรคือคำตอบ

เวชระเบียน OPD ใน BookQ ช่วยอะไรบ้าง

1. ออก HN ให้อัตโนมัติ

เมื่อลงทะเบียนผู้ป่วยใหม่ ระบบออกเลข HN ให้อัตโนมัติ ไม่ต้องจดเลขต่อจากสมุด และไม่ต้องกลัวเลขซ้ำ ครั้งต่อไปที่ผู้ป่วยมา พนักงานค้นจากระบบได้เลย ไม่ต้องเดินหาแฟ้ม

2. แจ้งเตือนเมื่อผู้ป่วยแพ้ยา

บันทึกประวัติแพ้ยาไว้ครั้งเดียว ระบบจะแจ้งเตือนเรื่องแพ้ยาให้เห็นชัด แพทย์และพนักงานไม่ต้องพึ่งความจำหรือพลิกหาในแฟ้ม

3. บันทึกการตรวจแบบร่างก่อน แล้วลงนามล็อก

แพทย์เขียนบันทึกการตรวจเป็นฉบับร่างได้ระหว่างตรวจ เมื่อตรวจทานเรียบร้อยแล้วจึงลงนาม และหลังลงนามบันทึกจะถูกล็อกไม่ให้แก้ไข ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลการตรวจเป็นไปตามที่บันทึกไว้จริง

4. ให้สิทธิ์พนักงานตามหน้าที่

คลินิกเชิญพนักงานเข้าระบบและกำหนดสิทธิ์ได้ ใครดูแลหน้าเคาน์เตอร์ก็ทำงานส่วนของตัวเอง ส่วนผู้ดูแลแพลตฟอร์มที่เข้าสู่ระบบด้วยการยืนยันตัวตนหลายขั้น (MFA) ก็ไม่สามารถดูเวชระเบียนผู้ป่วยของคลินิกได้

คลังยาที่ตัดสต็อกเองตามวันหมดอายุ

คลังยาใน BookQ แผนโปรเก็บยา วัคซีน และเวชภัณฑ์แยกตามล็อตและวันหมดอายุ จุดที่ช่วยลดงานมือคือ

• ตัดสต็อกอัตโนมัติแบบ FEFO (First Expired, First Out) ระบบเลือกล็อตที่หมดอายุก่อนให้ออกก่อน ลดยาเก่าค้างตู้จนหมดอายุ
• กันการจ่ายเกินสต็อก ระบบไม่ให้ตัดยอดเกินจำนวนที่มีอยู่จริง ตัวเลขในระบบจึงไม่ติดลบจนไม่ตรงกับตู้
• แจ้งเตือน เรื่องสต็อกและวันหมดอายุ ให้รู้ล่วงหน้าว่าต้องจัดการล็อตไหน

ขั้นตอนย้ายจากแฟ้มกระดาษมาใช้ BookQ แผนโปร

ขั้นที่ 1: เริ่มจากผู้ป่วยที่มาตรวจจริง

ไม่จำเป็นต้องคีย์แฟ้มเก่าทั้งหมดในวันแรก ให้เริ่มลงทะเบียนผู้ป่วยที่มาตรวจในแต่ละวันก่อน ระบบออก HN ให้ แล้วค่อย ๆ ย้ายข้อมูลผู้ป่วยประจำตามมา

ขั้นที่ 2: บันทึกประวัติแพ้ยาเป็นอย่างแรก

ทุกครั้งที่ลงทะเบียนผู้ป่วย ให้ถามและบันทึกประวัติแพ้ยาก่อนเรื่องอื่น เพราะเป็นข้อมูลที่ระบบใช้แจ้งเตือนในครั้งต่อไป

ขั้นที่ 3: นำเข้าสต็อกยาตามล็อตที่อยู่ในตู้จริง

นับยาในตู้ครั้งเดียวแล้วบันทึกเข้าระบบแยกตามล็อตและวันหมดอายุ หลังจากนั้นระบบจะตัดสต็อกให้เองทุกครั้งที่ใช้ยา

ขั้นที่ 4: ตกลงกติกาการลงนามบันทึกตรวจ

ให้แพทย์ทุกคนตรวจทานแล้วลงนามบันทึกการตรวจภายในวันเดียวกัน บันทึกจะถูกล็อกและพร้อมเป็นประวัติสำหรับการมาครั้งหน้า

ขั้นที่ 5: ปิดงานที่หน้าเคาน์เตอร์ด้วยใบเสร็จ

เมื่อผู้ป่วยตรวจเสร็จ พนักงานหน้าเคาน์เตอร์ออกใบเสร็จจากระบบได้ทันที งานตั้งแต่จองคิว รับ walk-in ตรวจ จ่ายยา จนถึงออกใบเสร็จ จึงอยู่ในระบบเดียว

เรื่องที่ยังไม่มีในตอนนี้

BookQ ยังไม่มีการแจ้งเตือนผ่าน LINE ฟีเจอร์นี้อยู่ในแผนเร็วๆ นี้ ระหว่างนี้คลินิกส่งลิงก์หรือ QR จองคิวให้ผู้ป่วยได้ตามปกติ

สรุป

ถ้าคลินิกของคุณจัดคิวได้แล้วแต่ยังเสียเวลากับแฟ้มกระดาษและการนับยา BookQ แผนโปรช่วยได้ด้วยเวชระเบียน OPD ที่ออก HN อัตโนมัติ แจ้งเตือนแพ้ยา บันทึกตรวจแบบร่างแล้วลงนามล็อก คลังยา วัคซีน และเวชภัณฑ์ที่ตัดสต็อกตามล็อตวันหมดอายุแบบ FEFO พร้อมกันการจ่ายเกินสต็อก และออกใบเสร็จได้ ใช้ฟรี 6 เดือนแรก แล้ว 799 บาท/เดือน ถ้าต้องการแค่ระบบคิว แผนธรรมดาเริ่มที่ 399 บาท/เดือนหลังใช้ฟรี 6 เดือน

เริ่มใช้ BookQ

• คลินิกใหม่: สมัครแผนโปร หรือ สมัครแผนธรรมดา (ใช้ฟรี 6 เดือน)
• มีบัญชีแล้ว: เข้าสู่ระบบ BookQ
• ดูภาพรวมระบบ: คู่มือระบบจองคิวคลินิก BookQ
• มีคำถาม: แอดไลน์ @224ounfp แล้วกด "ขอใบเสนอราคา/ปรึกษาฟรี"