เขียนบรีฟความต้องการระบบใน 1 หน้า ก่อนจ้างเขียนระบบตามสั่ง
เจ้าของธุรกิจหลายคนรู้ว่างานตัวเองติดตรงไหน แต่พอต้องเล่าให้นักพัฒนาฟัง กลับเริ่มไม่ถูกว่าควรพูดอะไรก่อนหลัง คุยไปคุยมาหลายรอบ ใบเสนอราคาก็ยังไม่ตรงกับสิ่งที่อยากได้ เพราะแต่ละฝ่ายเข้าใจภาพไม่เหมือนกัน
ทางแก้ที่ง่ายที่สุดคือเขียนบรีฟความต้องการระบบสั้น ๆ หนึ่งหน้าก่อนคุยงานรับเขียนระบบตามสั่ง ไม่ต้องใช้ศัพท์เทคนิค ไม่ต้องวาดหน้าจอ แค่ตอบ 7 หัวข้อในบทความนี้ให้ครบ ทีมพัฒนาก็ประเมินงานได้ตรงขึ้นมาก ถ้าอยากเห็นภาพรวมงานสั่งทำก่อน อ่านได้ที่ รับเขียนระบบตามสั่ง ส่งมอบ Source Code 100%
ทำไมบรีฟหนึ่งหน้าถึงช่วยได้มาก
- บังคับให้คิดเรื่องสำคัญก่อน ถ้าเขียนไม่ลงในหนึ่งหน้า แปลว่ายังมีเรื่องที่ต้องตัดสินใจอีก
- ทุกคนในทีมเห็นตรงกัน หุ้นส่วน หัวหน้างาน และนักพัฒนาอ่านเอกสารเดียวกัน ไม่ต้องจำจากแชต
- ใบเสนอราคาเทียบกันได้ ถ้าส่งบรีฟเดียวกันให้หลายทีม ก็เทียบขอบเขตงานกันได้ง่าย
- ใช้ต่อได้ทั้งโปรเจกต์ บรีฟนี้กลายเป็นจุดตั้งต้นของเกณฑ์รับงานและการทดสอบตอนท้าย
หัวข้อที่ 1: ปัญหาที่อยากแก้ เขียนเป็นประโยคเดียว
เริ่มจากสิ่งที่เจ็บที่สุด ไม่ใช่ฟีเจอร์ที่อยากได้ เช่น "พนักงานต้องคีย์ออเดอร์ซ้ำสองที่ทุกวัน และยอดสต็อกไม่เคยตรง" ประโยคแบบนี้ช่วยให้นักพัฒนาเสนอทางแก้ได้หลายแบบ แทนที่จะทำตามรายการฟีเจอร์ที่อาจไม่ได้แก้ต้นเหตุ
หัวข้อที่ 2: ใครจะใช้ระบบ และแต่ละคนทำอะไร
เขียนเป็นรายการตำแหน่ง ไม่ต้องใส่ชื่อคน เช่น
- เจ้าของ ดูยอดขายและอนุมัติส่วนลด
- พนักงานขาย รับออเดอร์และเช็กสต็อก
- ฝ่ายคลัง รับของเข้าและจัดของส่ง
- ฝ่ายบัญชี ออกเอกสารและตามยอดค้าง
ข้อมูลนี้ใช้ออกแบบสิทธิ์ว่าใครเห็นอะไร ใครแก้อะไรได้ ใส่จำนวนคนโดยประมาณด้วยก็ดี
หัวข้อที่ 3: ขั้นตอนงานวันนี้ ตั้งแต่ต้นจนจบ
เล่างานหนึ่งรอบแบบที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่แบบที่ควรจะเป็น เช่น "ลูกค้าทักแชต แล้วพนักงานจดลงสมุด จากนั้นคีย์เข้า Excel ส่งรูปให้คลัง คลังจัดของแล้วส่งเลขพัสดุกลับในแชต" จากนั้นวงจุดที่เสียเวลาหรือผิดบ่อยที่สุด วาดเป็นกล่องกับลูกศรบนกระดาษแล้วถ่ายรูปแนบก็พอ
หัวข้อที่ 4: ข้อมูลที่ต้องเก็บ และตอนนี้อยู่ที่ไหน
- ข้อมูลหลัก เช่น ลูกค้า สินค้า ออเดอร์ ใบเสร็จ
- ที่อยู่ปัจจุบัน อยู่ใน Excel ไฟล์ไหน สมุดเล่มไหน หรือในโปรแกรมเดิม
- ต้องย้ายข้อมูลเก่าไหม ย้ายทั้งหมด หรือเริ่มนับใหม่ตั้งแต่วันใช้ระบบ
- ตัวอย่างเอกสารจริง เช่น บิลหรือใบสั่งซื้อ โดยปิดข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าก่อนส่ง
หัวข้อที่ 5: รายงานและคำถามที่เจ้าของถามบ่อย
แทนที่จะเขียนว่า "อยากได้ dashboard" ให้เขียนคำถามที่อยากได้คำตอบ เช่น "วันนี้ขายได้เท่าไร" "สินค้าตัวไหนใกล้หมด" "ลูกค้าคนไหนค้างจ่ายเกินกำหนด" คำถามเหล่านี้จะกลายเป็นตัวเลขบนหน้าแรกของระบบ ถ้ามีรายงานที่ทำมือทุกเดือนอยู่แล้ว แนบตัวอย่างมาด้วย
หัวข้อที่ 6: สิ่งที่ "ยังไม่ต้องทำ" ในรอบแรก
หัวข้อนี้มักถูกลืม แต่ช่วยคุมขอบเขตงานได้ดีที่สุด เขียนให้ชัดว่าอะไรรอได้ เช่น แอปบนมือถือ หรือการเชื่อมกับระบบอื่น วิธีคิดเรื่องนี้อ่านต่อได้ที่ แบ่งเฟสเริ่มจาก MVP แล้วค่อยต่อยอด
หัวข้อที่ 7: วันที่อยากเริ่มใช้ และเงื่อนไขอื่น ๆ
- ช่วงเวลาที่อยากเริ่มใช้ และเหตุผล เช่น อยากใช้ทันก่อนช่วงขายดี
- อุปกรณ์ที่ใช้ คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือมือถือ
- ความต้องการเรื่องความเป็นเจ้าของ เช่น อยากได้ Source Code และบัญชีเซิร์ฟเวอร์อยู่ในชื่อธุรกิจ ซึ่งควรคุยตั้งแต่ต้น ดูรายละเอียดได้ใน เช็กลิสต์รับมอบระบบ
ตัวอย่างบรีฟสั้น ๆ: ร้านค้าส่ง (ตัวอย่างสมมติ)
ตัวอย่างนี้เป็นร้านสมมติ เพื่อให้เห็นว่าบรีฟหนึ่งหน้าหน้าตาเป็นอย่างไร
- ปัญหา: รับออเดอร์ทางแชตแล้วคีย์ลง Excel ซ้ำ ยอดสต็อกไม่ตรงกับของจริง
- ผู้ใช้: เจ้าของ 1 คน พนักงานขาย 3 คน ฝ่ายคลัง 2 คน
- ขั้นตอน: รับออเดอร์ เช็กสต็อก ออกบิล จัดของ ส่งของ ตามเก็บเงิน
- ข้อมูล: รายชื่อลูกค้าและรายการสินค้าอยู่ใน Excel ต้องย้ายมาด้วย
- คำถามของเจ้าของ: ขายได้วันละเท่าไร สินค้าไหนใกล้หมด ใครค้างจ่าย
- ยังไม่ต้องทำ: แอปมือถือสำหรับลูกค้า
- อยากเริ่มใช้: ก่อนช่วงขายดีปลายปี โดยได้ Source Code และบัญชีเป็นของร้าน
แค่นี้ทีมพัฒนาก็เริ่มถามคำถามที่ตรงจุด และประเมินขอบเขตงานได้แล้ว
GearGaoPro ช่วยอะไรได้บ้าง
GearGaoPro รับเขียนระบบตามสั่ง เช่น ERP เว็บแอป ระบบเฉพาะองค์กร และระบบหน้าร้าน โดยออกแบบจากขั้นตอนงานจริงของคุณ และส่งมอบ Source Code 100% ถ้าเขียนบรีฟไม่ครบทุกหัวข้อก็ไม่เป็นไร ส่งเท่าที่มีมา แล้วค่อยคุยเติมด้วยกันได้
ทีมมีระบบที่พัฒนาไว้แล้วเป็นตัวอย่างและฐานต่อยอด เช่น Sales Account ERP สำหรับงานขายและสต็อก และ HairQ ระบบจองคิวร้านทำผม
ถ้างานของคุณคือหอพักหรือคลินิก เริ่มจากระบบพร้อมใช้ได้เลย คือ สมัครใช้ HorPro โปรแกรมจัดการหอพัก และ สมัครใช้ BookQ ระบบจองคิวคลินิก ซึ่งใช้ฟรี 6 เดือนแรก
หมายเหตุ: งานรับเขียนระบบตามสั่งประเมินเป็นรายโปรเจกต์ตามขอบเขตงาน บทความนี้ไม่ระบุราคา
สรุป
บรีฟความต้องการระบบที่ดีไม่ต้องยาว แค่ตอบให้ครบ 7 หัวข้อ คือ ปัญหาที่อยากแก้ ผู้ใช้ ขั้นตอนงานวันนี้ ข้อมูล คำถามที่เจ้าของถามบ่อย สิ่งที่ยังไม่ต้องทำ และวันที่อยากเริ่มใช้ แล้วการคุยงานสั่งทำจะสั้นลง ชัดขึ้น และได้ระบบที่ตรงกับงานจริงมากขึ้น
ติดต่อเรา
📲 แอดไลน์ @224ounfp แล้วกด "ขอใบเสนอราคา/ปรึกษาฟรี" ส่งบรีฟหนึ่งหน้าของคุณมาได้เลย หรือเล่าปัญหาที่อยากแก้ แล้วทีมช่วยเรียบเรียงให้