รับมัดจำ คืนมัดจำหอพักไม่ให้มีปัญหา: จัดการผู้เช่าเข้า-ย้ายออกด้วย HorPro

เรื่องที่ทำให้เจ้าของหอพักกับผู้เช่าเข้าใจกันผิดบ่อยที่สุดเรื่องหนึ่งคือเงินมัดจำ ตอนย้ายเข้าทุกคนยิ้มแย้ม แต่พอถึงวันย้ายออก กลับหาไม่เจอว่ารับมัดจำไว้เท่าไร รับวันไหน ค่าน้ำค่าไฟเดือนสุดท้ายเคลียร์แล้วหรือยัง และควรคืนเท่าไร บทความนี้จะพาไปดูวิธีจัดการผู้เช่าย้ายเข้าและย้ายออกให้เป็นระบบด้วย โปรแกรมจัดการหอพัก HorPro โดยอ้างเฉพาะฟีเจอร์ที่ยืนยันแล้ว

ทำไมเรื่องมัดจำถึงกลายเป็นปัญหา

มัดจำเป็นเงินที่อยู่กับเจ้าของหอนานหลายเดือนหรือหลายปี ถ้าจดไว้ในสมุดหรือแค่จำเอา ปัญหาที่เจอบ่อยคือ

• หาหลักฐานไม่เจอ ว่ารับมัดจำห้องนี้ไว้เท่าไร เพราะผ่านมานานแล้ว
• ข้อมูลกระจัดกระจาย ยอดมัดจำอยู่ในสมุด บิลเดือนล่าสุดอยู่ในแชต สลิปอยู่ในมือถือ
• ลืมเคลียร์ยอดเดือนสุดท้าย ทั้งค่าเช่าและค่าน้ำค่าไฟก่อนคืนมัดจำ
• คนในทีมตอบไม่ตรงกัน ผู้ช่วยบอกตัวเลขหนึ่ง เจ้าของบอกอีกตัวเลขหนึ่ง

ปัญหาเหล่านี้ไม่ได้มาจากความไม่ซื่อสัตย์ของใคร แต่มาจากการที่ข้อมูลมัดจำไม่ได้อยู่ที่เดียวกับข้อมูลห้อง บิล และการชำระ

HorPro ช่วยเรื่องผู้เช่าเข้า-ออกอย่างไร

HorPro เป็นโปรแกรมจัดการหอพักของ GearGaoPro สำหรับหอพักและอพาร์ตเมนต์ขนาดเล็ก ใช้งานผ่านเว็บ ฟีเจอร์ที่ยืนยันแล้วมีดังนี้

• ผังห้อง เห็นทุกห้องของหอในที่เดียว
• จดมิเตอร์ น้ำและไฟรายห้อง
• ออกบิลพร้อม QR พร้อมเพย์ ให้ผู้เช่าสแกนจ่ายได้ทันที
• รับมัดจำและคืนมัดจำ บันทึกไว้ในระบบ
• สรุปรายได้ ให้เจ้าของเห็นภาพรวม
• บัญชีพนักงานสูงสุด 5 บัญชีต่อหอ ที่เจ้าของสร้างเอง

เมื่อมัดจำอยู่ในระบบเดียวกับห้อง บิล และการชำระ การรับผู้เช่าใหม่และการปิดห้องตอนย้ายออกจึงตรวจสอบได้ง่ายขึ้นมาก

ราคา

• ใช้ฟรี 6 เดือนแรก
• หลังจากนั้น 399 บาท/เดือน

วันผู้เช่าย้ายเข้า: เริ่มให้ถูกตั้งแต่วันแรก

1. เลือกห้องจากผังห้องและบันทึกผู้เช่า

เปิดผังห้องใน HorPro แล้วเลือกห้องว่างที่ผู้เช่าจะเข้าพัก บันทึกข้อมูลผู้เช่าลงห้องนั้น ทุกคนในทีมจะเห็นตรงกันทันทีว่าห้องนี้มีคนเข้าแล้ว ไม่ต้องคอยอัปเดตกระดานหรือแจ้งกันในแชต

2. บันทึกการรับมัดจำในระบบ

เมื่อได้รับเงินมัดจำ ให้บันทึกการรับมัดจำใน HorPro ทันที ยอดมัดจำของห้องนั้นจะอยู่กับข้อมูลห้องและผู้เช่า วันที่ต้องคืนมัดจำ ไม่ว่าจะอีกกี่เดือน ก็เปิดดูได้จากระบบโดยไม่ต้องค้นสมุดเก่า

3. จดเลขมิเตอร์เริ่มต้นของห้อง

ในวันย้ายเข้า ให้จดเลขมิเตอร์น้ำและไฟลงระบบ เพื่อให้บิลเดือนแรกคิดจากเลขที่ถูกต้อง ถ้ามีพนักงานช่วยงาน ก็ให้พนักงานจดลงระบบด้วยบัญชีของตัวเองได้เลย

4. ตกลงเงื่อนไขการคืนมัดจำให้ชัด

ก่อนส่งกุญแจ ควรคุยกับผู้เช่าให้ชัดว่าต้องแจ้งย้ายออกล่วงหน้ากี่วัน และกรณีไหนบ้างที่หักมัดจำ เงื่อนไขเหล่านี้เป็นข้อตกลงของแต่ละหอ ควรเขียนไว้ในสัญญาเช่าที่เจ้าของใช้อยู่ และถ่ายรูปสภาพห้องเก็บไว้ทั้งสองฝ่าย จะช่วยลดการโต้แย้งในวันย้ายออกได้มาก

ระหว่างเช่า: ให้ทุกเดือนปิดยอดได้ชัดเจน

ทุกรอบเดือน ให้จดมิเตอร์ ออกบิลพร้อม QR พร้อมเพย์ และบันทึกการรับชำระลงระบบ ส่วนการส่งบิลให้ผู้เช่า HorPro มีสองทางให้เลือก

• คัดลอกข้อความบิลไปส่งทาง LINE ได้ในคลิกเดียว แล้ววางในแชตของผู้เช่าเอง
• เปิดแอปอีเมลของเจ้าของ พร้อมข้อความบิลที่เตรียมไว้ แล้วกดส่งเอง

ระบบไม่ได้ส่งบิลให้อัตโนมัติ คนที่กดส่งคือเจ้าของหรือพนักงานเสมอ เมื่อการชำระแต่ละเดือนถูกบันทึกครบ วันย้ายออกก็จะไม่มีคำถามค้างว่าเดือนไหนจ่ายแล้วหรือยัง

วันผู้เช่าย้ายออก: ปิดห้องและคืนมัดจำ

1. จดเลขมิเตอร์สุดท้าย

ในวันย้ายออก ให้จดเลขมิเตอร์น้ำและไฟครั้งสุดท้ายลงระบบ แล้วออกบิลเดือนสุดท้ายตามปกติ

2. ตรวจยอดค้างก่อนคืนมัดจำ

เปิดดูในระบบว่าห้องนี้ชำระครบทุกเดือนแล้วหรือยัง และยอดมัดจำที่รับไว้คือเท่าไร ทุกตัวเลขอยู่ในที่เดียว เจ้าของหรือพนักงานจึงคุยกับผู้เช่าได้ด้วยข้อมูลเดียวกัน

3. ตรวจห้องตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้

เดินตรวจสภาพห้องเทียบกับรูปถ่ายวันย้ายเข้า และใช้เงื่อนไขในสัญญาที่ตกลงกันไว้ตั้งแต่แรก การตัดสินว่าหักมัดจำหรือไม่เป็นเรื่องที่เจ้าของหอพิจารณาเอง

4. บันทึกการคืนมัดจำในระบบ

เมื่อคืนเงินให้ผู้เช่าแล้ว ให้บันทึกการคืนมัดจำใน HorPro เพื่อปิดเรื่องของห้องนี้ให้ครบ ถ้าภายหลังมีคำถาม ก็ย้อนดูได้ว่าคืนไปเมื่อไรและเท่าไร จากนั้นห้องก็พร้อมรับผู้เช่าคนต่อไปในผังห้อง

เช็กลิสต์สั้น ๆ สำหรับเจ้าของหอ

สรุป

เงินมัดจำจะไม่กลายเป็นปัญหา ถ้าบันทึกไว้ตั้งแต่วันย้ายเข้า ปิดยอดให้ครบทุกเดือน และตรวจยอดในระบบก่อนคืนในวันย้ายออก HorPro รวมผังห้อง จดมิเตอร์ บิลพร้อม QR พร้อมเพย์ การรับและคืนมัดจำ และสรุปรายได้ไว้ในระบบเดียว ใช้ฟรี 6 เดือนแรก แล้ว 399 บาท/เดือน

เริ่มใช้ HorPro

1. หอใหม่: กด สมัครใช้ HorPro (ใช้ฟรี 6 เดือน)
2. มีบัญชีแล้ว: กด เข้าสู่ระบบ
3. มีคำถาม: ทักไลน์ @GearGaoPro ซัพพอร์ต 24 ชั่วโมง